中小企業で生きていくシステムエンジニアが考えるライフハック・ITツール・投資、人生100年を生き抜く人生戦略、生産性向上をノリックが考える

中小企業で働くシステムエンジニアがライフハック、ツール、投資、人生100年を生き抜く人生戦略、生産性向上を語ります

プロセスを考える。プロセスを改善することを考える。プロセスを改善するプロセスを改善することを考える。

 

 

久しぶりに頭をガツンとやられた感じ

 

  篠原先生からのツイート。またどこぞのサイトで自分の本が紹介されているのを発見してきたのか。普通にググってもどうやったってこのサイトにいきつかない。そんなことに感心させられながらそのページを開いてみた。

 

広島大学の川添貴章先生のページだ。

home.hiroshima-u.ac.jp

 流行りのおしゃれなデザインとは無縁の1996年に私が初めて作ったホームページにも似た雰囲気。アクセスカウンターと右から左に流れる文字があればもっと良かったのだが。ちょっと古臭いページデザインだなと私の悪い癖で第一印象でそのページを判断していた。しかし書いている内容がなかなかすごい。勉強になることが書いてある。ビジネスの世界でも当てはまることが書いてるのでこれは読み応えがあるページだと思いつつ読んでいた。そうしたら胸に突き刺さった言葉があった。

 

【授業、宿題、試験】

授業、宿題、試験を効率的・効果的に乗り切るには情報を体系化して知識に変える必要がある。

時間が足りないのは情報を体系化(Organize)する能力が低いから。

情報を体系化する能力を改善する必要がある。情報を体系化する能力を改善する能力を改善する必要がある。

 

プロジェクトでプロセスを定義する

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 私はシステムエンジニアとして仕事をしているのだが、プロジェクトを始めるときにはどのような作業プロセスが必要で、それをいつまでに終える必要があるのか様々な制約を受けながら検討しなければならない。

・このサービスはいつリリースしなければいけないのか?

・プロジェクトに必要な人員がいつそろうのか?

・法律の改正時期

・協業先の状況。

 

 数え上げればキリがないくらいだ。しかし、プロセスが一回決まればそれを改善するということはプロジェクトにおいてはあまりやってこなかった。フェーズ毎の終了段階で、そのフェーズまでの分析を行い

どうもこの工程の成果物品質は悪そうだ

って思ったら追加のプロセスを定義する。そうやってなんとかプロジェクトが終わると定義したプロセスはプロジェクト終了報告書としてまとめられ、今回のプロジェクト成果や次回プロジェクトへ向けての反省を部署で共有してプロジェクトが終了する。

  つまりあるプロジェクトで得られた貴重な知見が活かされるのはこれから始まるプロジェクトにおいてのみ活かされる。しかも、次にそのプロジェクトマネージャが私の改善案に同意した場合のみである。プロジェクトは半年からながければ数年かけて行われる事が、プロジェクト単位で見たPDCAサイクルもその期間に依存することになる。あまりに長い期間のPDCAサイクルだと感じる。

 もっとひどかったのは私が担当した案件で上流工程に問題があり赤字案件となってしまい、大反省会が行われた事があった。社内外から有識者が集まり当然当事者であった私もその議論に参加し、ハーバード白熱教室も青くなるぐらいの議論が行われた。故あってしばらくその部署から離れ1年ぶりぐらいに戻った時、1年前に議論した改善ポイントは放置されており、以前のやり方でプロジェクトのプロセスが決められていた。あの赤字案件の意味は何だったのか!あの時集まって議論したのはなんのためだったのか!憤りを感じた。プロセスを改善するプロセスが実行されていなかった。しかし私も憤っただけだった。プロセスを改善するプロセスを改善しなかった。

 

プロセスを改善する

 個人的には仕事をする中でいくつかの本やソフトウエアを使う事で、仕事のプロセスを改善してきた。

 

1.GETTING THINGS DONE
全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

 就職し、先輩たちに仕事が教わりながらなんとかやっていたが、なかなか仕事がうまく行かなかった。プログラム言語の研修ではいつも居残り組、新人研修では成績は下から数えたほうが早い。そんな私には面白い仕事は回ってこない。客先に常駐してプリンターの紙詰まり直したり、インク交換したり、2,000年問題を解決するために4,000台の顧客のパソコンの初期設定とハードディスクの入れ替え。はっきり言って力仕事である。コンピュータを活用した仕事をしたくて就職したはずの会社だったが、思うような仕事はできていなかった。だから資格の取得とか先輩たちが知らない新しい技術を勉強しようと思っていろいろ本を読んだ。その中の一冊だ。

 メールボックスの整理をはじめ私の仕事の基本形を確立した本である。この本を読んでから、つまらないと思っていたプリンタートラブルの解消や2000年問題対策のハードディスク交換の仕事をいかに効率化するかという視点で楽しみ、そうなったら1年目、2年目と最低評価だったボーナスや昇給の査定も最高評価に上がっていった。

 

2.AutoHotKey

https://www.autohotkey.com/

 私が外資系の顧客に常駐して仕事をしていた頃、とんでもない速さでエクセルを操作するオーストラリア出身のコンサルタントがいた。一緒に会議をしているとプロジェクターに映された彼のエクセルがとんでもない速さで編集されていく。会議が終わる頃にはすでに議論の内容は彼のエクセルにすべて反映されている。これが仕事のできるコンサルタントという種族か! 次の会議から彼の隣に座り、どんな操作をしているのか盗み見することにした。マウスは触らず、ひたすらショートカットキーを使っている。ショートカットキーがないメニューについてはAlt+D+Fでフィルタリングしている。私はCtrl+CやCtrl+Vなどの簡単なショートカットキーは使用していたもの、その人のようにすべてAltキーでメニューをたどれるということを恥ずかしながら知らなかった。それからは彼を真似てあらゆるアプリのショートカットキーを覚えることと、ショートカットキーが無いものをAltキーでたどるキーストロークを覚える努力を行った。彼との出会いが無ければそれほどショートカットキーにこだわることもなかっただろう。もっと早くアプリケーションを操作するにはどうすれば良いのか。そこで見つけたのがAutoHotKeyである。これを使うことでパソコンの生産性は更に上がった。

 

3.fenrir

http://hp.vector.co.jp/authors/VA026310/

 ファイル検索ソフト兼、プログラムランチャである。プロジェクタに写して会議をしている時にfenrirを使ってあらゆるファイルを爆速で起動していると

「なんですか?そのソフト、すごいですね~」

とよく言われるのだが、私以外でこのソフトを使っている人にまだ出会っていない。2chとかでは最強ランチャーとか当時よく言われていたのだが、ソフトのバージョンアップはずいぶん前に止まっているものの、いまだに仕事には欠かすことができないソフトだ。

 

4.ザ・ゴール

 

ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か

ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か

  • 作者: エリヤフ・ゴールドラット,三本木亮
  • 出版社/メーカー: ダイヤモンド社
  • 発売日: 2001/05/18
  • メディア: ペーパーバック
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 この本は発売されてからしばらくして読んだ。2005年ぐらいだったか。ビジネス書のくせに小説で書かれているという最近では普通のことだが、当時の私にとって小説風ビジネス本は初めてであったので、これは面白い手法だなと感じたのを覚えている。

 全体最適化をしなければならない、部分最適化をしても意味はない。

最初は何を言っているかわからなかった。全体最適化とか言いながら小説の中で語られているのはある1ヶ所だけを集中して直すということが繰り返し書かれている。全体最適化するのであれば全体を改善するのではないか?もう一度読んでやっとわかった。

 全体のプロセスの中で生産性を決定づけているボトルネックを改善しない限り、その他のところを改善しても全体の生産性は全く変わらない。自分は上で書いたようにショートカットキーを覚えたりファイルをすばやく検索するツールを使っているけど自分のボトルネックはいったい何なのだろうか?ショートカットを覚える事が生産性の向上に本当につながっているのか?それはからは自分がやっている仕事の中でいまのボトルネックは何か?常に心のなかでボトルネックを探し求めるようになった。よっぽどこの考えに感銘を受けたのかゴールドラット博士の本はすべて読破している。しかし本当に自分のボトルネックを見るけるにはどうすれば良いのかは暗中模索中である。

  

プロセスを改善するプロセスを改善する

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 いままでの社会人生活を振り返ってみると自分なりに本を読んだり新しいソフトウエアを知ってプロセスを改善しているのはわかった。しかし、【プロセスを改善するプロセスを改善する】 という視点で考えたことはまったくなかった。最近では鬼速PDCAの本を読んで自分のプライベートや仕事に活かしている。しかし、

 

君は鬼速PDCAを続けて、ずっとその方法で改善し続ける事が良いと思っているのかい?

と川添貴章先生に見透かされているようではないか。

 いままでのプロセスの改善はその時に読んだ本とかネットの記事、新しいソフトウェアやガジェットをしったり、そういう事で偶然にプロセス改善がされているのではないか?と川添先生の書いていることを読んで思うようになった。もっと明確に

 

プロセスを改善するプロセスを改善する

 

ということを仕組み化して、それを実行できるのであればもっと大きな成果を上げることができるのではないか?

・仕事

・投資

・母との関係

・健康

・自己研鑽

 

今までいきあたりばったりだったプロセスを改善することをプロセス定義して、さらにプロセスを改善するプロセスを改善する事をフレームワーク化する。どうやって自分がプロセス改善を行ってきたのかを思い出しながら書いてみたが、実はそれすら定まっていないということにうすうす感づいた。

1.プロセスを改善するプロセスを定義する。

2.プロセスを改善するプロセスを改善する方法を定義する。

 これはそう簡単に答えが出ない問題にぶち当たってしまったようだが、これを乗り越えられたら新しい世界が開けるのではないかという期待も大きい。しばらく考えてまとまったらまた書きたいと思う。

ゴールドラット博士